Kriser inntreffer ofte på de verst tenkelige tidspunkt. Normale operasjonsprosedyrer sendes rett vest, og dårlig forberedte organisasjoner ut i kaos. Ingen kan helt forhindre at kriser oppstår, men med en velstrukturert beredskapsplan er det mulig å begrense skadevirkningene.
Hva skjer da, når beredskapsplanen kommer til kort? Dessverre er ofte svaret skade på mennesker, eiendom, eller miljø. For ikke å snakke om skade på et selskaps omdømme. Beredskapsplaner kan mislykkes av mange årsaker. Her peker vi på de vanligste.
1. Utdatert informasjon
En beredskapsplan er ikke et statisk dokument. For at planen skal ha verdi må du sørge for at den til enhver tid er oppdatert. Unnlater du å oppdatere dokumentet i takt med at omstendighetene forandres og at trusler utvikler seg, kan det blant annet føre til redusert responsevne, sårbare sikkerhetssystemer, medarbeidere som utsettes for fare og brudd på lover og forskrifter.
Les mer: 9 ting du bør tenke på før du skriver en beredskapsplan
2. Tvetydig innhold
Misforståelser og feilkommunikasjon er to av de vanligste årsakene til at planen din ikke virker som forutsatt. Relevant, presis og punktlig informasjon er livsnerven i effektiv krisehåndtering. Uansett hvor dyktig teamet ditt er, er det avgjørende at de har de riktige verktøyene for å kommunisere effektivt. Hvis informasjonen i planen er tvetydig, usammenhengende og vanskelig å følge, oppstår misforståelser, som kan føre til at planen feiler.
3. Uprøvde prosedyrer
Når det kommer til beredskap og krisehåndtering holder det ikke å bare å ha god kjennskap til teorien. Uten jevnlig øving vil du ikke kunne avdekke svakheter i planen, da mange av disse kun kan identifiseres gjennom praksis, og involverte parter må få en reell innsikt i sitt ansvar. Virtuell testing av beredskapsplanen kan avdekke noen svakheter, men det å gjennomføre en krisehåndteringssimulasjon gjennom øving er den eneste nøyaktige måten å teste planens levedyktighet fullt ut.
4. Ufullstendig strategi
Det å ha beredskap i forhold til brann er vanlig, men det å ha en god plan for hvordan du skal respondere hvis du blir utsatt for cyber angrep eller voldshandlinger er mindre utbredt. En enkel beredskapsplan klarer ikke omfatte mengden av mulige risikoer i dag.
Det å bruke risikovurderinger til å anslå hvilke scenarier som er mest sannsynlige, kan hjelpe deg til å planlegge og forberede deg deretter.
Les mer: Slik etablerer du gode varslingsrutiner for it-sikkerhet
5. Oppfyller ikke bransjekrav
Flere bransjer stiller egne krav og standarder for å sikre at virksomheter opprettholder et visst nivå av beredskap. Selv om din nåværende beredskapsplan kan virke tilfredsstillende, kan det hende den ikke oppfyller bransjekravene. Slike krav kan for eksempel dreie seg om en plan for datasikkerhet, gjenopprettelse, beredskapsmodus, testing- og revisjonsprosedyre og en plan for hvor kritisk applikasjoner og data er.
6. Manglende tilgjengelighet
Det holder ikke at noen få enkeltpersoner vet hvordan de skal forholde seg ved en krise. Hensikten med en beredskapsplan er å gi alle ansatte en felles forståelse av hva de skal gjøre og hvordan. Det å ha tilgang til enhver tid oppdatert beredskapsplanverk bidrar til at man kommer raskere ut av startblokka hvis en krise inntreffer.
7. Begrenset deltakelse
En av de største fordelene med beredskapsplanlegging er at den gjør bedriften din i stand til å opprettholde drift selv etter at en krise har inntruffet. Hvis de som planlegger ikke har en god forståelse av hvilke ressurser som kreves for å holde hjulene i gang, risikerer du å ikke opprettholde normal drift selv om beredskapsplanen fungerer. Det å inkludere relevante ansatte i planleggingsfasen kan forhindre at slike situasjoner oppstår.
Hvis du ikke legger en plan, planlegger du å mislykkes
Til syvende og sist stammer de syv vanligste feilene i en beredskapsplan fra en utilstrekkelig forståelse av hva en slik plan skal inneholde. Mange kjemper en ensom kamp for å forbedre sikkerhets- og beredskapsplanleggingen på arbeidsplassen sin, og det er ikke alltid like enkelt å finne god veiledning. Enten om du er i startfasen av utformingen av en beredskapsplan, eller om du står fast ved et problem du ikke klarer å løse, kan du trenge spesifikke råd om hvordan du skal utarbeide og implementere planen best mulig i din organisasjon. Da bør du lese vår praktiske guide som du kan laste ned gratis her: e-bok: beredskapsplan
Jan Terje Sæterbø
Jan Terje er Prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder, og har også en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet.
