Enkel revisjon av planverk

Revisjon av beredskapsplan

Er planverket ditt på plass? En sjekk av tre nivåer, fire «egg» og tre K-er kan gi deg svaret.

En full revisjon av beredskapsplanene kan være en omfattende oppgave, men en første gjennomgang kan gi mange av svarene du trenger, og er relativt enkelt å gjennomføre hvis du bruker malen vi beskriver her.

Beredskapsplanen
En god beredskapsplan skal sette organisasjonen i stand til å håndtere det uventede, fjerne uklarheter under krisen ved å angi mottiltak, kommunikasjonsprosedyrer og ansvarsforhold, og gi rettledning for personale som skal håndtere alvorlige kriser. Den bør også gi rettledning for organisasjonens talspersoner som skal kommunisere med media og sentrale berørte parter under krisen

Den skal også vise til hvilke supplerende ressurser som er tilgjengelig innenfor organisasjonen, og gi oversikt over hvilken hjelp du kan få fra nødetater og det offentlige, samt viktige kontaktpunkter for disse. Men er din plan på plass?

Tre nivåer:
Start med å se på organiseringen. Vi deler gjerne beredskapsorganisasjonen opp i tre nivåer; 1. linje (skadested, frontlinje i forhold til media, involverte, etc), 2. linje med beredskapsledelsen og 3. linje med øverste ledelse, også kalt strategisk nivå. Sjekk planverket med disse kontrollspørsmålene:

1. linje: Er det klart definerte roller, ansvar og organisering fra skadested/kundekontakt/personellhåndtering?

2. linje: Er klart definerte roller og ansvar for beredskapsledelsen? Er det definert back-up ressurser. Rutiner for varsling og informasjon til samarbeidspartnere og myndigheter?

3. linje: Er det definert når og hvordan selskapsledelsen involveres? Hva med eiere/styre? Partnere og myndigheter?Fire «egg»
For beredskapsledelsen deler man gjerne opp oppgavene i fire områder (eller «egg» som på illustrasjonen her):

Strategisk ledelse (det vi også kaller 3. linje), og operasjonell koordinering, håndtering av involverte (berørte personer, egne ansatte) samt media. Under disse finner du førstelinjen. Disse fire «eggene» Hvordan er informasjonsflyten mellom disse ulike ansvarsområdene? Hvordan sikres korrekt informasjon? Hvordan tas beslutningene og hvordan kommuniseres de?

4 K-er
Se deretter på de fire sentrale K-ene:

  • Kommando: Hvem bestemmer hva i ulike situasjoner?
  • Kontroll: Kvalitetssikring og tilbakemelding på gjennomførte tiltak.
  • Koordinering: Hvem følger opp ansatte og eksterne?
  • Kommunikasjon: Hvem informeres? Hva sies til hvem? Hvordan? Når?

Beredskapsplanen din bør gi helt konkrete, klare svar på disse enkle kontrollspørsmålene.

I tillegg er det fornuftig med en gjennomgang av instruks for varsling. Både varsling av beredskapsorganisasjonen, øvrige deler av organisasjonen, samt kunder, samarbeidspartnere og myndigheter. Er det effektive og tilfredsstillende rutiner etablert? Er verktøyene tilgjengelig og varslingslister oppdatert?

Worst Case
Forutsetningen for en god kriseplan er også at det er gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse, og at du har et forhold til hva som er organisasjonens «Worst case scenario». Du kan lese mer om risiko og sårbarhetsanalyser her.

Jan Terje Sæterbø

Jan Terje Sæterbø

Jan Terje er Prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder, og har også en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet.

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.