De siste to årene med pandemi har gitt oss noen utfordringer, og de fleste har også fått god anledning til å teste både berdskapsplanverk og -organisasjon. I tillegg har mange planer fått et brutalt møte med virkeligheten, med tanke på varigheten av pandemien: Dette var ikke noe som raskt var over.
De fleste organisasjoner har de siste to gjort til dels store endringer i måten de arbeider på, i hverdagen og også i beredskaps- og hendelsehåndteringen. Nå er tiden kommet for en grundig evaluering – og ikke minst oppdatering av planverket for å reflektere erfaringer og nye måter å organisere arbeidet på.
Nå er tiden inne for å gjennomføre en evaluering – en målrettet og systematisk datainnsamling, analyse og vurdering – av håndteringen. Erfaringene må så danne grunnlag for en kritisk gjennomgang av planverket og de nødvendige justeringer gjøres for å reflektere eventuelle endringer i organisasjonen (mer hjemmekontor/hybrid kontor-modell) og forbedringer i beredskapsorganisasjonen.
Hensikten med evalueringen er å finne ut av hva som har fungert bra og hva som har fungert mindre bra i håndteringen som helhet. Hovedtemaene for evalueringen bør følgelig være:
Beredskapsorganisasjonen:
- Har den fungert som ønsket og forventet?
- Er den riktig sammensatt – både med tanke på funksjoner og persongalleri?
- Har den tilstrekkelig utholdenhet – er den satt opp med stedfortredere, så du sikrer kontinuitet i hendelser med lang varighet?
Planverk
- Er planverket kjent?
- Har det vært brukt?
- Oppleves det som nyttig og relevant?
Samhandling og samvirke
- Hvordan har samarbeid og samhandling i beredskapsorganisasjonen fungert
- internt på de ulike nivåene?
- på tvers av nivåer og organisatoriske grenser?
- Hvor enkelt har det vært å holde seg oppdatert på situasjonen, beslutninger og tiltak
- internt i egen del av organisasjonen?
- på tvers av nivåer og organisatoriske grenser?
- Hvordan har samarbeid og samhandling mellom beredskapsorganisasjonen og linjeorganisasjonen fungert? Er roller, ansvar og myndighet tydelig definert?
- Hvordan har samarbeid og samhandling med eksterne aktører (kunder, leverandører og samarbeidspartnere) fungert?
Intern og ekstern informasjon
- Har vi kommunisert og informert tydelig og konsistent?
- Har vi nådd ut til dem vi har ønsket og hatt behov for å nå ut til?
- Har vi hensiktsmessige plattformer og kanaler, og har vi klart å bruke dem på en hensiktsmessig måte?
Listen er på ingen måte uttømmende, og spørsmålene må selvsagt konkretiseres og tilpasses den virkeligheten du står i.
Når skal du evaluere?
Erfaring er ferskvare, og de færreste er så systematiske at de løpende skriver ned erfaringer og læringspunkter. Man bør følgelig ikke vente for lenge med å gjennomføre en evaluering.
Hvordan skal du gjøre det?
En evaluering kan gjøres på mange måter avhengig av hva du har anledning til å bruke av tid og ressurser. Et enkelt evalueringsopplegg kan for eksempel bestå av følgende hovedelementer:
- Et oppstartsmøte
- En enkel nettbasert spørreundersøkelse
- Intervjuer med nøkkelpersoner i håndteringen
- Sammenstilling og analyse
- Et avslutningsmøte med presentasjon av innhentet informasjon, funn og forslag til tiltak
Hensikten med oppstartsmøtet vil primært være å forankre arbeidet og få en helt overordnet vurdering av og refleksjoner rundt håndteringen. Dette vil gi et nyttig grunnlag for å spisse de påfølgende evalueringsaktivitetene.
Sammenstillingen og analysen skal sikre at du fanger gnisten i det som er kommet frem gjennom spørreundersøkelsen og intervjuene. Dette setter deg i stand til å være konkret på:
- Hva som har vært bra – og som følgelig bør forsterkes og gjøre mer av
- Hva som har fungert mindre bra
- Hvem skal involveres?
Med svar på disse punktene står du langt bedre rustet til å gjøre de nødvendige justeringene av beredskapsplanen, så du står bedre rustet til neste uønskede hendelse.
Se også vår temaside for krisehåndtering
Jan Terje Sæterbø
Jan Terje er prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder, og har også en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet.
Book en demo:
Avtal en uforpliktende demo
Hvordan kan CIM bidra i din organiasjon
