UiB – Oversikt over personell og studenter på reise

Universitetet i Bergen UiB, studenter på reise

Universitetet i Bergen har implementert CIM Elektroniske feltkort for å holde oversikt over studenter og ansatte som deltar på feltarbeid og forskningstokt.

Universitetet i Bergen (UiB) er Vestlandets viktigste kunnskapsinstitusjon og et internasjonalt anerkjent forskningsuniversitet med høy internasjonal profil og flere ekspertisesentre. UiB er kjent for sitt akademiske mangfold og høye kvalitet, og er det mest siterte universitetet i Norge. Universitetet ble grunnlagt i 1946 og består av syv fakulteter og 40 institutter. Det er 4 215 årsverk ved UiB og høsten 2021 var det 19 641 studenter.

Utfordringer

Institutt for biovitenskap hadde behov for et digitalt og konsistent register over alle studenter og ansatte på feltturer og forskningstokt, og var ett av tre institutter som deltok i pilottesten. De fleste av studentene ved instituttet gjennomfører en eller flere feltreiser eller bruker tid på forskningstokt i løpet av studiene. Det kan være et par hundre studenter på forskjellige steder rundt om i verden til forskjellige tider av året. Tidligere har alle studentdata, kontaktinformasjon og pårørendeinformasjon blitt arkivert manuelt, i papirbaserte filer.

– Det var vanskelig å ha oversikt over pågående feltarbeid og forskningstokt, og hvordan man kan kontakte deltakerne eller deres pårørende, ved en hendelse, sier Olaug Eiksund, seniorrådgiver i HR-avdelingen.

– Studentene fylte ut informasjonen og leverte feltkortene til administrasjonen i forkant av feltarbeid og forskningstokt, noe som resulterte i et massivt arkiv av feltkort med begrenset tilgang og ingen indeksering.

Universitetet hadde allerede implementert CIM som sitt hovedverktøy for krise- og hendelseshåndtering. De ba derfor om en tilleggsmodul for å holde oversikt over hvilken student som var på hvilket oppdrag, hvor og hvor lenge – og om noe skulle skje, for eksempel en ulykke eller sykdom, oppdatert kontaktinformasjon og hvem som var deres pårørende.

Hvordan CIM hjalp

F24 Nordics leverte en ny, tilpasset versjon av CIM Oppdragsmodul, som ble det nye elektroniske feltkortet. Alle data som tidligere var lagret fysisk i permer, er nå tilgjengelig i CIM.

– Administratoren, som er ansvarlig for feltarbeidet og forskningstoktene ved instituttet, legger nå inn grunndata og utarbeider deltakerlisten i CIM. CIM Elektroniske Feltkort henter deretter dataene fra sentralt studentregister, med grunnleggende informasjon om hvem de er og deres studiedetaljer. Studenter og ansatte som deltar på feltarbeidet og forskningstoktene, får deretter en e-postmelding som ber dem logge på systemet og oppdatere informasjon, telefonnummer og pårørende, forteller Eiksund.
I forkant av reisen får de påmeldte en tekstmelding, er de må svare på om de deltar eller ikke, uansett årsak, enten på grunn av sykdom, eller andre årsaker. Avdelingen får da en oppdatert oversikt ikke bare hvem som var planlagt å reise, men hvem som faktisk deltar på feltarbeidet og forskningstoktene.
Etter hjemkomst fra turen får alle deltakende elever og ansatte en ny tekstmelding, der de må svare for å bekrefte at de er trygt hjemme igjen.
Den nye modulen ble pilottestet av Institutt for biovitenskap, Institutt for geovitenskap og Institutt for sosialantropologi våren 2018. Modulen er nå implementert og i bruk ved alle de syv fakultetene ved universitetet.

Resultater

Jonathan Soulé, senioringeniør ved Institutt for biovitenskap, deltok som administrator under pilottesten, og konkluderer med at testen ga positive resultater:

– Dette nye verktøyet har mange fordeler i forhold til det manuelle systemet. Håndskrevne feltkort er ikke alltid enkle å lese, og definitivt ikke søkbare. Informasjon er der – men lagret i permer på et kontor. Ikke lett å få tilgang til eller bruke i en krisesituasjon, sier han.

Soulé sier at han synes den nye modulen er lettelse den som sitter med ansvaret for administrasjon av feltarbeid og utflukter.

– Den gjør at du kan sove bedre om natten, vel vitende om at du har kontroll over informasjonen, hvis noe skulle skje.

Les også: Vet du hvor dine medarbeidere er akkurat nå?

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.