Gestión de medios

CIM incluye un módulo de gestión de medios y comunicaciones totalmente integrado que se enlaza con otros módulos para ofrecer visibilidad y transparencia de interacción con la prensa, el público y otras partes interesadas. En resumen, la herramienta de gestión de medios ofrece las siguientes funcionalidades y puede usarse tanto en la gestión de medios diaria como durante una crisis:

• Registro de consultas de medios, seguimiento y gestión
• Creación de una declaración para que los integrantes del equipo respondan a las consultas
• Creación, gestión, aprobación y distribución de comunicados de prensa
• Crear listas de comprobación para ayudar en la gestión de los medios durante una crisis
• Asignar tareas al equipo de medios
• Configurar y publicar información en una web oscura o «dark site»
• La capacidad de enviar comunicaciones masivas por correo electrónico o SMS
• Un registro completo de contactos de prensa
• Monitorizar publicaciones en redes sociales y la cuenta de Twitter

Las declaraciones y los comunicados de prensa pueden crearse de cero o a partir de una plantilla.

Plantillas

Nuestros clientes pueden crear plantillas para declaraciones o comunicados de prensa a partir de cualquier documento existente en la organización. Pueden crearse para declaraciones iniciales, actualizaciones periódicas, publicación de detalles en lo que respecta a los servicios, etc. Una plantilla puede incluir imágenes, encabezados y cualquier otro detalle necesario, de modo que cuando un integrante del equipo necesite elaborar una declaración, la organización ya haya aprobado el formato, la estructura y el contenido. De este modo, el usuario solo tendrá que rellenar la información relevante y enviarla para su revisión, aprobación o distribución. Las plantillas se pueden crear para todos los incidentes o para un incidente específico que se esté tratando en ese momento.

Aprobación de declaraciones o comunicados de prensa

CIM permite a una persona del equipo de prensa crear declaraciones o comunicados de prensa a partir de las plantillas mencionadas anteriormente. Una vez que se haya rellenado la plantilla, el usuario puede optar por:

• Enviar el comunicado a otro integrante del equipo para que añada comentarios
• Enviar el comunicado a otro usuario para su aprobación
• Aprobar el comunicado
• Guardarlo como borrador

Es importante tener en cuenta que todo lo anterior depende de los permisos, ya que algunos usuarios pueden tener permiso para aprobar comunicados de prensa mientras que otros no.

Si un comunicado se abre a comentarios, aquellas personas seleccionadas recibirán un correo electrónico con un enlace al comunicado de prensa. No es necesario que estos sean usuarios del sistema, dado que algunas organizaciones trabajan con relaciones públicas o agencias de comunicación externas. Las personas seleccionadas podrán hacer comentarios sobre el comunicado de prensa, dando consejos al editor original.

Si el comunicado de prensa se envía a otro usuario para su aprobación (dependiendo de los permisos), el usuario tendrá la posibilidad de aprobarlo o rechazarlo.

Una vez aprobado, se puede enviar por correo electrónico a las listas de distribución, tanto de manera interna como externa. El comunicado de prensa puede formar parte del cuerpo del correo electrónico o enviarse como adjunto. También se puede fijar un periodo de validez para las declaraciones o comunicados de prensa, de modo que solo estén disponibles o aprobadas durante un periodo de tiempo concreto.

Consultas entrantes de los medios

El sistema permite a nuestros clientes registrar las consultas entrantes de los medios, la prensa, las partes interesadas externas, etc. Estas pueden categorizarse al entrar y distribuirse a otros usuarios para su seguimiento y resolución. Las declaraciones previamente aprobadas por la organización estarán visibles para garantizar que cada integrante del equipo de medios ofrezca un mensaje coherente. Cuando se registra una consulta, el sistema recomendará contactos de prensa automáticamente en función de las primeras letras que teclee. Si selecciona un contacto preexistente rellenará la consulta con sus datos. Si se registra un nuevo contacto, se introducirá de forma automática en el registro de prensa para usarlo en el futuro.

Permisos

La estructura flexible de permisos de CIM es esencial para un uso eficaz de la funcionalidad de gestión de medios. Ayudaremos a los clientes a crear flujos de trabajo existentes dentro de la herramienta y garantizar que solo los usuarios adecuados puedan crear, gestionar, aprobar y distribuir declaraciones y comunicados de prensa.

Integración con otros módulos

Como ocurre con otros elementos de CIM, los clientes podrán configurar el módulo de gestión de medios para que se adapte a su estructura de tres niveles, tanto a nivel local como corporativo. Las declaraciones, los comunicados de prensa y las tareas de medios pueden introducirse automáticamente en el registro de incidentes principal cuando proceda, garantizando que aquellas personas que no pertenezcan al equipo de medios sigan recibiendo información importante sobre comunicaciones. Cualquier tarea o lista de comprobación atribuida a una persona como parte de la funcionalidad de gestión de medios aparecerá en su lista de tareas, promoviendo un enfoque estructurado y asociado a la gestión de crisis.

Información externa y medios

Aparte de ofrecer la posibilidad de monitorizar cuentas de Twitter, hashtags, temas populares y agregadores RSS, One Voice y CIM también pueden servir al cliente para configurar una web oscura que se pueda utilizar en una emergencia. Normalmente, nuestros clientes lo utilizan para desviar la atención del sitio web principal y para proporcionar la información necesaria a aquellos que desean saber más acerca de la crisis. Los comunicados de prensa, las declaraciones y cualquier otro detalle se puede publicar directamente desde CIM en una web oscura, garantizando que su equipo de comunicación pueda dar la información requerida a muchas personas de una sola vez. Esperamos conversar con usted sobre este tema en el futuro.