Demandes médias

CIM comprend un module entièrement intégré de gestion des médias et des communications, qui interagit avec d’autres modules pour garantir la visibilité et la transparence des interactions avec la presse, le public et les autres acteurs. En résumé, l’outil de gestion des médias peut être utilisé pour la gestion des médias, au quotidien et en situation de crise, avec les fonctionnalités suivantes :

• enregistrement, suivi et gestion des demandes médias 
• rédaction de déclarations initiales pour permettre aux membres de l’équipe de répondre aux demandes 
• rédaction, gestion, approbation et distribution de communiqués de presse 
• création de checklists pour faciliter la gestion des médias pendant une crise 
• attribution de tâches à l’équipe Médias 
• configuration et publication d’informations sur un « dark site » 
• possibilité d’envoyer des communications de masse par e-mail et SMS 
• registre complet des contacts presse 
• flux RSS et surveillance de comptes Twitter

Les déclarations initiales et communiqués de presse peuvent être créés à partir d’une page vierge ou à partir de modèles.

Modèles

Vous pouvez créer des modèles pour les déclarations initiales et les communiqués de presse, en vous basant sur tous les documents existants de votre organisation. Ces modèles peuvent servir pour les déclarations initiales, les informations actualisées, la publication de détails concernant l’assistance téléphonique, etc. Un modèle peut inclure des images, des en-têtes, des pieds de page et toute autre information nécessaire, afin que, lorsqu’un membre de l’équipe doit rédiger une déclaration, le format, la structure et le contenu aient déjà été approuvés au préalable par l’organisation. Il suffit alors à l’utilisateur de renseigner les informations pertinentes et de les soumettre pour révision/approbation/distribution. Des modèles peuvent être créés pour tous les incidents ou pour un incident spécifique en cours de traitement.

Approbation des déclarations initiales/communiqués de presse

CIM permet à un membre de l’équipe Médias de rédiger des communiqués de presse ou des déclarations initiales à partir des modèles mentionnés ci-dessus. Une fois le modèle rempli, l’utilisateur peut choisir :

• d’envoyer la version actuelle aux autres membres de l’équipe pour obtenir des commentaires 
• d’envoyer la version actuelle à un autre utilisateur pour approbation 
• d’approuver la version actuelle 
• de l’enregistrer en tant que brouillon

Il est important de noter que les actions susmentionnées sont soumises à autorisation. Certains utilisateurs peuvent être autorisés à approuver des communiqués de presse, alors que d’autres ne le sont pas.

Si l’auteur d’un communiqué souhaite obtenir des commentaires, les personnes sélectionnées recevront un e-mail avec un lien vers le document. Il n’est pas nécessaire que ces personnes soient des utilisateurs du système. Nous savons que certaines organisations travaillent avec des agences de communications et de relations publiques externes. Les personnes sélectionnées pourront alors commenter le communiqué de presse et proposer des suggestions à l’auteur.

Si le communiqué de presse est envoyé pour approbation à un autre utilisateur (là encore, selon les autorisations), cet utilisateur aura la possibilité d’approuver ou de rejeter le communiqué de presse.

Une fois approuvé, le communiqué peut être envoyé par e-mail aux listes de distribution, aussi bien en interne qu’en externe. Il peut constituer le corps d’un e-mail ou être envoyé en pièce jointe. Il est également possible de définir une période de validité pour les communiqués de presse/déclarations initiales, de sorte que ces documents ne soient disponibles/approuvés que pour une certaine période.

Demandes médias entrantes

Le système vous permet d’enregistrer les demandes médias entrantes, qui émanent de la presse, d’acteurs externes et autres. Ces demandes peuvent être catégorisées au moment de leur arrivée et distribuées à d’autres utilisateurs à des fins de suivi et de résolution. Les déclarations pré-approuvées sur la position de votre organisation sont visibles, afin de veiller à ce que chaque membre de l’équipe Médias ait un message cohérent. Lorsqu’une demande est enregistrée, le système suggère automatiquement des contacts presse en fonction des premières lettres que vous saisissez. La sélection d’un contact existant permet de renseigner la demande avec les informations de la personne en question. Lorsqu’un nouveau contact est enregistré, il est automatiquement ajouté dans le registre de la presse en vue d’une utilisation ultérieure.

Autorisations

La structure flexible des autorisations au sein de CIM est essentielle pour une utilisation efficace de la fonctionnalité de gestion des médias. Nous vous aidons à créer vos flux de travail existants au sein de l’outil et veillons à ce que seuls les utilisateurs appropriés puissent créer, gérer, approuver et distribuer des déclarations initiales et des communiqués de presse.

Intégration à d’autres modules

Comme pour les autres composants de CIM, il est possible de configurer le module de gestion des médias pour s’adapter à sa structure à trois niveaux, à la fois au niveau local et au niveau de l’entreprise. Selon les besoins, les déclarations initiales, les communiqués de presse et les tâches liées aux médias peuvent être automatiquement saisis dans le journal principal de l’incident, afin que les personnes qui ne font pas partie de l’équipe Médias puissent toujours accéder aux points clés de la communication. Toutes les tâches ou checklists attribuées à une personne dans le cadre de la fonctionnalité de gestion des médias apparaissent sur sa liste de tâches – ce qui favorise une approche structurée et intégrée de la gestion de crise.

Médias et informations externes

En plus de permettre de surveiller des comptes Twitter, des hashtags, des sujets populaires et des flux RSS, One Voice et CIM peuvent également travailler avec vous pour configurer un « dark site » à utiliser en cas d’urgence. Nos clients l’utilisent généralement pour détourner l’attention de leur site web principal et pour fournir les informations nécessaires à ceux qui souhaitent en savoir plus sur la crise. À partir de CIM, vous pouvez publier directement des communiqués de presse, des déclarations initiales et toute autre information sur le « dark site ». Ainsi, votre équipe Communication peut diffuser les informations requises auprès de différents publics simultanément. Nous avons hâte d’échanger plus en détail à ce sujet avec vous.