Medienanfragen
Wenn die Krise Realität wird, haben die meisten PR-Mitarbeiter das Gefühl, dass sie Zugang zu viel zu wenig Informationen haben, zudem sind die Fragen seitens der Medien zahlreich und kompliziert. Der Mediendruck ist enorm und die Medien erwarten unmittelbar nach einem Vorfall klare und präzise Antworten.
CIM umfasst ein vollständig integriertes Modul für das Medien- und Kommunikationsmanagement, das mit anderen Modulen verknüpft ist, um Sichtbarkeit und transparente Interaktionen mit der Presse, der Öffentlichkeit und anderen Interessengruppen zu gewährleisten. Zusammengefasst bietet das Medienmanagement-Tool die folgenden Funktionen und kann sowohl für das tägliche Medienmanagement als auch für das Krisenmanagement verwendet werden:
- Protokollierung, Nachverfolgung und Verwaltung von Medienanfragen
- Erstellung von Stellungnahmen für Teammitglieder zur Beantwortung von Anfragen
- Erstellung, Verwaltung, Genehmigung und Verbreitung von Pressemitteilungen
- Erstellung von Checklisten für den Umgang mit den Medien während einer Krise
- Zuteilung von Aufgaben an das Medienteam
- Einrichten und Veröffentlichen von Informationen auf einer Dark Site
- Die Möglichkeit, per E-Mail und SMS Massenmitteilungen zu versenden
- Ein vollständiges Verzeichnis der Pressekontakte
- Überwachung von RSS-Feeds und Twitter-Konten
Stellungnahmen und Pressemitteilungen können entweder aus einer leeren Seite oder aus Vorlagen erstellt werden.
Vorlagen
Unsere Kunden können Vorlagen für Stellungnahmen des Unternehmens oder Presseerklärungen erstellen, die auf bereits vorhandenen Dokumenten des Unternehmens basieren. Diese können für erste Erklärungen, regelmäßige Aktualisierungen, die Herausgabe von Informationen über Anlaufstellen und so weiter erstellt werden. Eine Vorlage kann Bilder, Kopf- und Fußzeilen sowie alle anderen erforderlichen Details enthalten, damit das Format, die Struktur und der Inhalt bereits vorab von der Organisation genehmigt wurden, wenn ein Teammitglied eine Erklärung verfassen muss. Der Benutzer muss dann nur noch die relevanten Details ausfüllen und zur Überprüfung/Genehmigung/Veröffentlichung einreichen. Vorlagen können für „alle Incidents“ oder für einen bestimmten Incident, an dem gerade gearbeitet wird, erstellt werden.
Genehmigung der Erklärung/Pressemitteilung des Unternehmens
CIM ermöglicht es einem Mitarbeiter des Presseteams, aus den oben erwähnten Vorlagen Pressemitteilungen oder Erklärungen des Unternehmens zu erstellen. Sobald die Vorlage ausgefüllt ist, kann der Benutzer:
- Die Pressemitteilung zur Kommentierung durch andere Teammitglieder versenden
- Die Pressemitteilung an einen anderen Benutzer zur Genehmigung senden
- Die Freigabe genehmigen
- Das Dokument als Entwurf speichern
Bitte beachten Sie, dass dies von den Berechtigungen der Benutzer abhängt. Einige Benutzer können die Erlaubnis haben, Pressemitteilungen zu genehmigen, andere nicht.
Wenn eine Pressemitteilung zur Kommentierung freigegeben wird, erhalten die ausgewählten Personen eine E-Mail mit einem Link zur Presseerklärung. Diese müssen nicht unbedingt Nutzer des Systems sein, da wir wissen, dass einige Organisationen mit externen PR- und Kommunikationsagenturen zusammenarbeiten. Die ausgewählten Personen haben dann die Möglichkeit, die Pressemitteilung zu kommentieren und dem ursprünglichen Verfasser Hinweise zu geben.
Wenn die Pressemitteilung zur Genehmigung an einen anderen Benutzer gesendet wird (auch dies hängt von den Berechtigungen ab), hat dieser die Möglichkeit, die Pressemitteilung zu genehmigen oder abzulehnen.
Sobald diese genehmigt wurde, kann sie per E-Mail an interne und externe Verteilerlisten gesendet werden. Die Pressemitteilung kann entweder den Hauptteil der E-Mail bilden oder als Anhang versendet werden. Pressemitteilungen/Erklärungen des Unternehmens können auch mit einer Gültigkeitsdauer versehen werden, sodass sie nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar/genehmigt sind.
Eingehende Medienanfragen
Das System ermöglicht es unseren Kunden, eingehende Medienanfragen von der Presse, externen Stakeholdern und anderen Parteien zu protokollieren. Diese können bei der Erfassung kategorisiert und an andere Benutzer zur Weiterverfolgung und Lösung verteilt werden. Im Voraus genehmigte Erklärungen zur Position der Organisation werden angezeigt, um sicherzustellen, dass jedes Mitglied des Medienteams eine einheitliche Botschaft übermittelt.
Wenn eine Anfrage registriert wird, schlägt das System anhand der ersten Buchstaben, die Sie eingeben, automatisch Pressekontakte vor. Durch Auswahl eines bereits existierenden Kontakts werden dessen Details in die Anfrage eingefügt. Wenn ein neuer Kontakt erfasst wird, wird dieser automatisch in den Presseverteiler aufgenommen und kann künftig verwendet werden.
Berechtigungen
Die flexible Berechtigungsstruktur innerhalb von CIM ist Voraussetzung für die effektive Nutzung der Medienverwaltungsfunktionen. Wir helfen unseren Kunden bei der Erstellung ihrer bestehenden Arbeitsabläufe im Tool und stellen sicher, dass nur die zuständigen Benutzer in der Lage sind, Erklärungen des Unternehmens und Pressemitteilungen zu erstellen, zu verwalten, zu genehmigen und zu verbreiten
Integration mit anderen Modulen
Wie auch bei anderen Teilen von CIM können die Kunden das Medienverwaltungsmodul entsprechend der dreistufigen Struktur sowohl auf lokaler als auch auf Unternehmensebene einrichten. Erklärungen des Unternehmens, Pressemitteilungen und Medienaufgaben können bei Bedarf automatisch in das Hauptprotokoll des Incidents eingegeben werden. So wird sichergestellt, dass auch diejenigen, die nicht zum Medienteam gehören, wichtige Kommunikationsinformationen erhalten. Alle Aufgaben oder Checklisten, die einer Person im Rahmen der Medienverwaltungsfunktionalität zugewiesen werden, werden in ihrer Aufgabenliste angezeigt, wodurch ein strukturierter, zusammenhängender Ansatz für das Krisenmanagement gefördert wird.
Externe Informationen und Medien
F24 und CIM bieten nicht nur die Möglichkeit, Twitter-Konten, Hashtags, beliebte Themen und RSS-Feeds zu überwachen, sie können auch mit dem Kunden zusammenarbeiten, um eine Dark Site für den Einsatz im Notfall einzurichten. Unsere Kunden nutzen dies in der Regel, um die Aufmerksamkeit von ihrer Hauptwebsite wegzulenken und denjenigen, die mehr über die Krise erfahren möchten, die dringend benötigten Informationen bereitzustellen. Pressemitteilungen, Erklärungen des Unternehmens und andere Informationen können direkt von CIM aus auf der Dark Site veröffentlicht werden, wodurch Ihr Kommunikationsteam in der Lage ist, die benötigten Informationen vielen Personen auf einmal zur Verfügung zu stellen. Wir würden uns freuen, dies näher mit Ihnen zu besprechen.