Les crises ne tiennent pas compte des heures de travail et peuvent survenir aux pires moments – la nuit, lors de vos vacances ou pendant une tempête.
En cas d’incident, vous devez le plus souvent effectuer une ou plusieurs des tâches suivantes : alerter et informer vos collaborateurs, appeler des ressources externes, transmettre des informations importantes à vos clients et fournisseurs et organiser des réunions et des conférences téléphoniques stratégiques.
En utilisant des listes de distribution prédéfinies et des modèles d’e-mail, vous avez la certitude de pouvoir transmettre les bonnes informations aux bons destinataires en seulement quelques secondes. Et comme CIM est disponible sur toutes les plateformes mobiles, vous pouvez facilement mobiliser votre équipe de gestion de crise via votre téléphone lorsque vous n’êtes pas au bureau.
CIM peut être utilisé pour diffuser des informations en interne et en externe, auprès de personnes ou de groupes de personnes. Le système assure le suivi et indique quelles personnes ont reçu quelles informations. Vous pouvez envoyer des informations par e-mail, SMS, notifications push et message vocal ainsi que dans le cadre de conférences téléphoniques. Vous pouvez également ajouter les destinataires manuellement avant d’envoyer le message ou à l’aide de listes de distribution prédéfinies. Enfin, vous pouvez demander aux destinataires de répondre au message et surveiller les réponses lorsqu’elles sont réintroduites dans CIM.
Le module E-mail permet de recevoir des e-mails directement dans CIM. L’accès à la boîte mail peut être limité à des rôles ou utilisateurs particuliers ou accordé à des groupes d’utilisateurs. Vous pouvez activer l’enregistrement automatique des e-mails, par exemple pour les e-mails reçus à partir d’adresses e-mail spécifiques.
Vous pouvez saisir un e-mail directement dans le journal d’incident et le transférer aux contacts, ressources, organisations et listes de distribution qui ont besoin de ces informations. Vous pouvez également enregistrer un e-mail comme étant lié aux médias, l’entrer dans le journal des médias et enregistrer votre réponse.
Le module E-mail de CIM inclut les fonctionnalités suivantes :
- gestion simple et rapide des e-mails
- listes de distribution et modèles d’e-mail prédéfinis
- outils pour surveiller et mettre à jour les listes
- aperçu des réponses entrantes
- enregistrement automatique de tous les e-mails
- possibilité d’accéder au module partout et à tout moment, grâce à des plateformes mobiles